Política de privacidad

Zalud es una plataforma de gestión de clínicas, propiedad de GRUPO INSIGNIA CAPITAL, SOCIEDAD ANÓNIMA y operada por dicha sociedad, constituida conforme a las leyes de la República de Guatemala. El servicio se ofrece actualmente a clínicas y profesionales establecidos en Guatemala.

Esta Política se aplica a zalud.live, a la aplicación de Zalud y a los formularios y comunicaciones que utilizan sus funciones. La clínica o el profesional que administra el expediente determina las finalidades asistenciales y administrativas del tratamiento de los datos de sus pacientes, así como las personas de su equipo autorizadas para acceder a ellos. Zalud procesa esa información por cuenta de la clínica y conforme a sus instrucciones, en calidad de encargado del tratamiento, mientras que la clínica actúa como responsable del tratamiento, para prestar, proteger y mantener el servicio.

En consecuencia, Zalud no decide sobre el contenido de los expedientes, las personas autorizadas para consultarlos ni las comunicaciones que la clínica envía. Las solicitudes, quejas o reclamaciones de pacientes sobre el uso de su información clínica deben dirigirse en primer término a la clínica, sin perjuicio de lo previsto en la sección 12.

Zalud determina los usos necesarios de los datos de sus propios visitantes, contactos comerciales, usuarios y representantes de clínicas para gestionar la relación contractual, su facturación, soporte, autenticación y seguridad. Cuando atienda una obligación legal propia, tratará únicamente la información necesaria para ese fin.

Esta Política se complementa con el aviso de privacidad de la clínica y, cuando corresponda, con las condiciones particulares de tratamiento acordadas con ella. El aviso de Zalud no sustituye las autorizaciones ni los consentimientos médicos que corresponda obtener a la clínica.

La información que Zalud recibe depende de la forma en que una persona o clínica utilice el sitio web o la plataforma.

Información proporcionada por visitantes o clínicas interesadas

Puede incluir:

• Nombre y apellido
• Correo electrónico
• Teléfono o número de WhatsApp
• Nombre de la clínica o consultorio
• Plan de interés
• Información incluida voluntariamente en formularios o solicitudes de contacto

Información de cuentas y clínicas

Puede incluir:

• Datos de identificación y contacto
• Información y configuración de la clínica
• Profesionales y miembros del equipo
• Usuarios, roles y permisos
• Preferencias y configuraciones operativas

Información de pacientes y contenido clínico

Las clínicas y sus profesionales autorizados pueden registrar y gestionar información relacionada con sus pacientes, como datos de identificación y contacto, citas, antecedentes, notas clínicas, documentos, estudios, imágenes y demás información necesaria para la prestación y administración de sus servicios.

Zalud procesa esta información para prestar las funciones contratadas, sin adquirir derechos de propiedad sobre la información de las clínicas o de sus pacientes.

Información financiera y operativa

Cuando una clínica utiliza las funciones correspondientes, Zalud puede procesar información relacionada con cargos, pagos, saldos, facturas, cuentas financieras y otros registros necesarios para administrar su operación.

Los fondos cobrados a pacientes no pertenecen a Zalud. Cuando se utilice un proveedor externo de pagos o facturación, el procesamiento correspondiente se realiza conforme a la configuración de la clínica y del titular de la cuenta financiera aplicable.

Comunicaciones

Cuando una clínica habilita las funciones de comunicación, Zalud puede procesar números telefónicos, contenido de mensajes, estados de entrega, archivos recibidos y otros datos necesarios para enviar, recibir y organizar comunicaciones autorizadas, incluida la comunicación mediante WhatsApp.

Información técnica y de seguridad

Zalud puede registrar la siguiente información técnica, necesaria para operar y proteger el servicio:

• Dirección IP
• Navegador y tipo de dispositivo
• Fecha y hora de acceso
• Registros de autenticación
• Eventos de seguridad
• Actividad relacionada con el uso de las funciones de la plataforma

Estos registros se utilizan para autenticación, seguridad, auditoría, prevención de abuso, soporte, diagnóstico técnico, medición del rendimiento y las finalidades de analítica descritas más adelante.

La clínica y sus usuarios deben verificar la exactitud de los datos que incorporan, incluidos teléfonos, correos, destinatarios, importes, asignaciones de pagos, cuentas de destino y datos fiscales. Zalud conserva la responsabilidad que le corresponda por errores atribuibles a su propio tratamiento de esa información.

Cuando se registran aceptaciones o preferencias, podrán conservarse la versión del texto presentado, la fecha y hora, la identidad del paciente o representante y los datos técnicos necesarios para acreditar la elección. Se distinguirá a la persona que registra la información de quien efectivamente expresa la aceptación.

Para cada aceptación o preferencia se registrará además el medio utilizado (por ejemplo, aceptación en el dispositivo del paciente, enlace enviado a su teléfono o correo, o documento firmado y digitalizado) y el usuario de la clínica que la registró. Cuando el personal de la clínica registre una elección en nombre del paciente, la clínica será responsable de conservar el soporte que acredite la manifestación de voluntad del paciente o de su representante.

La información puede utilizarse para:

• Prestar y mantener las funciones de Zalud.
• Autenticar usuarios y administrar accesos.
• Organizar la información clínica y administrativa de cada clínica.
• Gestionar citas, expedientes, comunicaciones, cobros y demás funciones habilitadas.
• Responder solicitudes de información o soporte.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio.
• Mantener la seguridad, integridad y disponibilidad de la plataforma.
• Investigar errores, incidentes o usos no autorizados.
• Procesar instrucciones de la clínica mediante proveedores integrados.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

Zalud no vende información de clínicas ni de pacientes y no utiliza su información clínica para fines comerciales ajenos a la prestación del servicio.

Cada tratamiento debe contar con la autorización, relación contractual, instrucción válida u otra justificación legal que corresponda. La lectura de una política de privacidad no constituye por sí sola autorización para cualquier uso futuro. Los usos opcionales deben presentarse de forma separada y permitir su rechazo o retiro cuando corresponda.

Respecto de los datos de salud, la clínica obtendrá la autorización expresa del paciente o de su representante para su registro y tratamiento en Zalud, incluido el tratamiento por los proveedores descritos en esta Política, mediante el aviso para pacientes u otro medio equivalente que permita acreditarla.

Zalud puede analizar eventos técnicos y de uso para identificar las funciones utilizadas, detectar errores, medir el rendimiento y mejorar el producto. Estos eventos pueden incluir los módulos consultados, los procesos completados, la frecuencia de uso, los tiempos de respuesta y las características necesarias del dispositivo o navegador.

La analítica del producto debe excluir el contenido de expedientes, diagnósticos, notas, estudios, imágenes, documentos, respuestas clínicas y comunicaciones de pacientes, así como contraseñas y datos completos de pago. Los identificadores de uso se limitarán a lo necesario para la finalidad informada.

El acceso a contenido concreto solo puede producirse cuando resulte necesario para soporte autorizado, investigación de incidentes, seguridad, solución de un problema técnico o cumplimiento de una obligación aplicable, con acceso limitado al personal que lo requiera.

Analítica del sitio web

La analítica del sitio público puede incluir páginas visitadas, procedencia general de las visitas, interacción con contenidos o llamadas a la acción, características del navegador y ubicación geográfica general. Su activación se rige por las opciones de cookies descritas en esta Política.

Las estadísticas efectivamente anonimizadas o agregadas podrán utilizarse para evaluación del servicio y mejora del producto cuando no permitan identificar razonablemente a una clínica, usuario o paciente. La simple sustitución de un nombre por un código no convierte los datos en anónimos.

Cuando una clínica utiliza las funciones de cobro o genera enlaces de pago desde Zalud, la plataforma procesa la información necesaria para crear la operación, asociarla al registro correspondiente, presentarla al pagador, consultar su estado y registrar el resultado.

Dependiendo de la operación, esta información puede incluir el importe, concepto, identificadores de la transacción, información relacionada con el paciente o pagador y los datos necesarios para determinar la cuenta financiera correspondiente.

Cuando el pago se realiza mediante un proveedor externo integrado, Zalud transmite al proveedor la información necesaria para procesar la operación y recibir actualizaciones sobre su estado.

Cuando el pago se realiza mediante una interfaz segura controlada por el proveedor de pagos, Zalud no recibe ni almacena directamente los datos completos de la tarjeta utilizados por el pagador.

Los fondos corresponden a la clínica o al titular de la cuenta financiera aplicable según la configuración de la operación.

Las funciones de transferencias pueden requerir datos del titular, cuenta de origen, beneficiario, banco de destino, importe e identificadores de la instrucción. Las verificaciones de identidad y documentación pueden realizarse directamente por el proveedor; cuando pasen por Zalud, se utilizarán para tramitar la operación y cumplir los requisitos aplicables.

Cuando una clínica utiliza la Factura Electrónica en Línea (FEL), Zalud procesa y transmite los datos necesarios al proveedor tecnológico de facturación y al certificador correspondiente para emitir, certificar, consultar y registrar el documento tributario electrónico. Estos proveedores pueden ser distintos del proveedor de pagos.

Esta información puede incluir datos fiscales del emisor, información necesaria del receptor, importe, concepto, datos relacionados con la operación y otros elementos requeridos para emitir el documento correspondiente.

La clínica, el médico emisor y el personal autorizado son responsables de la exactitud de los datos que registren o confirmen para facturar. El paciente o receptor debe proporcionar correctamente sus datos de identificación y facturación, según su conocimiento, y comunicar los errores que advierta. Esto no traslada al paciente las obligaciones tributarias del emisor ni excluye las responsabilidades propias de Zalud.

Zalud facilita la integración y no actúa por sí mismo como certificador ni sustituye a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Podrá incorporar o sustituir proveedores tecnológicos de FEL y certificadores, informando los cambios relevantes, limitando los datos transmitidos a los necesarios y obteniendo las autorizaciones que correspondan.

Zalud está diseñado para mantener separada la información de cada clínica. El acceso depende de la pertenencia del usuario a esa clínica, su función y los permisos asignados. Pertenecer a varias clínicas no autoriza a trasladar o compartir sus expedientes entre ellas.

La plataforma contempla los roles Administrador, Médico o Profesional y Personal o Staff. El Administrador dispone de control amplio sobre la clínica y la asignación de accesos. Los demás usuarios acceden según las funciones y permisos que les correspondan. Todos deben respetar la confidencialidad y utilizar los datos únicamente para fines autorizados. La clínica es responsable de limitar el acceso al contenido clínico a las personas que lo requieran para la atención o para funciones administrativas legítimas, y de configurar los permisos disponibles en consecuencia. El personal administrativo que acceda a información clínica y el personal de Zalud quedan sujetos al mismo deber de confidencialidad.

Zalud utiliza controles de autenticación, autorización y separación de información en la aplicación y la base de datos. El acceso de soporte o mantenimiento queda limitado a las personas y actuaciones necesarias. Ningún sistema puede considerarse absolutamente libre de riesgos.

Zalud utiliza proveedores de infraestructura, alojamiento, bases de datos, almacenamiento, autenticación, correo electrónico, supervisión técnica, comunicaciones, pagos y facturación. La información comunicada se limitará a la necesaria para cada función.

Cuando se habilita WhatsApp, intervienen Meta/WhatsApp y Gupshup, según la integración aplicable. La coexistencia puede sincronizar en Zalud mensajes enviados o recibidos en la aplicación WhatsApp Business de la clínica, así como sus archivos y estados, dentro del alcance habilitado. Esos contenidos pueden quedar disponibles para usuarios autorizados de la clínica. Antes de activar la coexistencia, la clínica debe informar a sus contactos que las conversaciones y archivos podrán incorporarse a Zalud. La activación no implica autorización del paciente para usos distintos de la gestión de sus comunicaciones con la clínica.

Recurrente es el proveedor de pagos actualmente integrado. Los servicios de pago y de FEL pueden prestarse mediante proveedores diferentes. La información sobre los proveedores aplicables y sus políticas se pondrá a disposición de la clínica y, cuando corresponda, de los pacientes antes del tratamiento pertinente.

Algunos proveedores procesan datos por cuenta de Zalud; otros, como determinados proveedores financieros, también pueden tener finalidades y obligaciones propias. En estos últimos casos se aplican sus políticas a los tratamientos que realicen de forma independiente.

La infraestructura de determinados proveedores puede estar fuera de Guatemala. El tratamiento internacional debe limitarse a las funciones informadas y sujetarse a las garantías y autorizaciones exigibles.

Zalud aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información y restringir el acceso no autorizado.

Estas medidas incluyen, según corresponda:

• Autenticación de usuarios
• Roles y permisos
• Separación de información por clínica
• Restricciones de acceso a los registros de la base de datos
• Conexiones cifradas para la transmisión de información
• Acceso controlado a documentos y expedientes
• Validaciones de seguridad en los servicios de la plataforma
• Registros de actividad y seguridad cuando corresponda
• Controles específicos para credenciales e integraciones externas

Las medidas de seguridad evolucionan junto con la plataforma y pueden actualizarse para responder a nuevos riesgos o requisitos técnicos.

Si Zalud detecta un incidente que comprometa la información de una clínica, evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y comunicará sin demora injustificada y, en la medida de lo posible, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la confirmación del incidente, la información relevante disponible a la clínica afectada. Cooperará en las actuaciones y comunicaciones que correspondan, sin sustituir las obligaciones propias de la clínica.

La información se conserva durante el tiempo necesario para prestar el servicio y de acuerdo con:

• La vigencia de la relación con la clínica.
• Las instrucciones válidas de la clínica.
• Los requisitos de seguridad y conservación temporal de copias de respaldo.
• La prevención e investigación de incidentes.
• Las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Cuando corresponda eliminar información, ciertos registros pueden permanecer temporalmente en copias de seguridad hasta completar sus ciclos normales de rotación o conservarse cuando exista una obligación legal, contractual o de seguridad.

El procedimiento para solicitar eliminación se encuentra en la página «Eliminación de datos».

Ver también: Eliminación de datos

La suspensión o terminación del servicio no produce la eliminación automática de expedientes. Los plazos deben diferenciar los registros clínicos, fiscales, contractuales, de aceptación, seguridad y respaldo. La conservación se limitará a la necesidad y al fundamento aplicable; las excepciones no permiten conservar indefinidamente toda la información sin justificación.

Plazos de referencia

• Información de la clínica y expedientes de pacientes: durante la vigencia de la relación y el período de exportación de noventa (90) días posterior a la terminación.
• Registros contables y fiscales de la relación entre Zalud y la clínica: el plazo que exijan la legislación mercantil y tributaria, que no será inferior a cinco (5) años.
• Evidencia de aceptación de condiciones y autorizaciones: durante la vigencia de la relación y el tiempo necesario para la defensa de reclamaciones.
• Registros de seguridad y auditoría: hasta doce (12) meses, salvo que se requieran para investigar un incidente o atender una reclamación.
• Registro técnico de cada transmisión a proveedores de Factura Electrónica en Línea (FEL) y certificadores (fecha, identificador, datos enviados y respuesta recibida): cinco (5) años desde la transmisión.
• Copias de respaldo: hasta treinta y cinco (35) días, según su ciclo de rotación.
• Datos de visitantes y contactos comerciales que no contraten: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto.

Tecnologías necesarias

Zalud utiliza tecnologías necesarias para el funcionamiento, autenticación, mantenimiento de sesiones, seguridad y protección de la plataforma. Estas tecnologías permiten, entre otras funciones, mantener una sesión iniciada, verificar accesos y prestar funciones esenciales del servicio.

Analítica

Zalud registra y procesa determinados eventos técnicos y de uso para las finalidades de analítica y mejora del producto descritas en esta Política. Estas actividades pueden realizarse mediante tecnologías propias o proveedores especializados de analítica.

La tecnología utilizada para estas finalidades puede evolucionar conforme cambien las necesidades técnicas de Zalud.

Cookies e identificadores

Algunas tecnologías de analítica pueden utilizar cookies, identificadores u otros mecanismos técnicos, mientras que otras pueden operar sin cookies. Zalud aplicará la configuración y los mecanismos de información o consentimiento que correspondan según la tecnología utilizada y la normativa aplicable.

En el sitio web público de Zalud, la analítica que utiliza cookies o identificadores no se activa hasta que la persona visitante la acepta: mientras no lo haga, esas tecnologías no se cargan ni se ejecutan y no se almacenan cookies de analítica en su dispositivo. La decisión puede cambiarse en cualquier momento desde el pie de la página, y rechazarla no limita ninguna función del sitio.

Zalud no utiliza estas tecnologías para publicidad basada en comportamiento ni para seguimiento publicitario entre sitios.

Zalud informará las opciones de analítica del sitio público y de la aplicación según las tecnologías utilizadas en cada entorno.

Las clínicas y los usuarios pueden comunicarse con Zalud para solicitar, según corresponda, acceso, corrección, exportación o eliminación de información.

Antes de actuar sobre una solicitud, Zalud podrá verificar la identidad y las facultades de la persona solicitante.

Cuando una solicitud se refiera a información de pacientes administrada por una clínica, Zalud podrá remitir la solicitud a la clínica responsable o actuar conforme a las instrucciones válidas de dicha clínica y a las obligaciones legales aplicables.

Las solicitudes pueden enviarse a admin@zalud.live. Zalud responderá dentro de dos (2) meses calendario desde la recepción de la solicitud completa, prorrogables una vez por un (1) mes adicional cuando la complejidad lo justifique, conforme al procedimiento de Eliminación de datos.

Las personas interesadas también pueden solicitar información sobre el tratamiento de sus datos o retirar autorizaciones opcionales por los canales correspondientes. Zalud registrará la atención o canalización de las solicitudes de pacientes, respetando sus derechos y sus propias obligaciones legales. La clínica facilitará sus datos de contacto en el aviso presentado al paciente.

Zalud se ofrece a clínicas y profesionales y no está dirigido a menores de edad como usuarios contratantes de la plataforma.

Una clínica puede utilizar Zalud para administrar expedientes de pacientes menores de edad cuando ello forme parte legítima de su actividad profesional. La clínica es responsable de contar con las autorizaciones y bases necesarias para registrar y tratar dicha información.

Zalud procesa esos datos únicamente para prestar las funcionalidades contratadas y conforme a las instrucciones y permisos aplicables.

Cuando intervenga un representante, la clínica verificará su identidad y facultades, documentará la representación y atenderá las reglas aplicables a la edad, capacidad y situación del paciente. Los pacientes menores de dieciocho años serán representados por quienes ejerzan la patria potestad o la tutela, conforme al Código Civil. Cuando un paciente mayor de edad requiera representación, la clínica verificará el documento que la acredite. Al alcanzar la mayoría de edad, el paciente podrá ejercer directamente los derechos relativos a su información.

Esta Política puede actualizarse para reflejar cambios en el servicio, proveedores, finalidades o requisitos aplicables. Zalud comunicará los cambios sustanciales mediante avisos visibles o los datos de contacto registrados y solicitará nuevas autorizaciones cuando sean necesarias. La publicación de una versión nueva no autoriza por sí sola usos incompatibles con los informados anteriormente.

La versión publicada indicará su fecha de actualización. La clínica debe facilitar el aviso vigente a sus pacientes y actualizar su propia información cuando corresponda.

Para consultas relacionadas con esta Política o con el tratamiento de información:

• Operador: GRUPO INSIGNIA CAPITAL, SOCIEDAD ANÓNIMA
• Correo electrónico: admin@zalud.live
• Teléfono / WhatsApp: +502 3098 1777